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办理租赁合同时，出租方需提供身份证明、房产所有权或合法使用权证明等文件；承租方需提供身份证明文件；若涉及企业主体，还需额外提供营业执照、授权委托书等材料；特殊情况（如共有房产、转租等）需补充相应证明文件。
办理租赁合同的核心是确保租赁行为合法有效，双方需根据自身主体性质及租赁标的情况提供相应证件，具体要求如下：
首先，从租赁行为的合法性前提来看，出租方与承租方均需提供能证明自身身份及权利基础的文件。根据《中华人民共和国民法典》及《商品房屋租赁管理办法》相关规定，出租方需提供能够证明房产所有权或合法使用权的证明文件，这是确保租赁标的权利清晰的核心依据；承租方需提供合法有效的身份证明文件，以确认其具备签订合同的民事行为能力。
针对出租方，若为个人出租自有房产，需提供的基础证件包括：居民身份证原件及复印件（用于核实身份信息）；不动产权证书（或房屋所有权证、国有土地使用证等）原件及复印件（用于证明房产所有权）。若房产尚未取得不动产权证书，可提供购房合同、拆迁安置协议等能证明合法占有使用权的文件。若出租方为企业、个体工商户等法人或非法人组织，除上述房产证明外，还需提供营业执照副本（或事业单位法人证书、社会团体登记证书等）原件及复印件，法定代表人（或负责人）的身份证明文件，以及授权委托书（若由经办人办理）。
针对承租方，若为个人承租，需提供居民身份证原件及复印件；若为港澳台居民，需提供港澳台居民居住证或港澳居民来往内地通行证、台湾居民来往大陆通行证；若为外籍人士，需提供护照及公安机关签发的居留许可证明。若承租方为企业、个体工商户等组织，需提供营业执照副本（或相应登记证书）原件及复印件，法定代表人（或负责人）身份证明文件，以及授权委托书（若由经办人办理）。商业用房租赁中，承租方若需办理营业执照，还需根据当地市场监管部门要求，提供租赁合同及房产证明作为经营场所证明材料。
特殊情况下，需额外补充证明文件：一是共有房产出租，需提供共有人同意出租的书面证明（如共有人签字的同意书，若共有人为多人，需全部签字或提供经过公证的同意文件）；二是转租行为，需提供原租赁合同及原出租人同意转租的书面证明，且转租期限不得超过原租赁合同剩余期限；三是出租划拨土地上的房屋，需提供土地管理部门批准出租的文件；四是商业、办公等非居住用房租赁，若涉及消防、环保等特殊要求，需提供相关部门出具的验收合格证明（如消防验收意见书、环保备案文件等）。
办理过程中还需注意：所有证件需提供原件供核对，复印件需由提供方签字或盖章确认，并注明“与原件一致”；若提供虚假证件，可能导致租赁合同无效，甚至需承担法律责任（如《中华人民共和国民法典》第一百五十七条规定的过错赔偿责任）；部分地区要求租赁合同备案，备案时需提交上述证件的复印件，具体可咨询当地住建部门或不动产登记中心。
法律依据：
《中华人民共和国民法典》 第七百零三条
租赁合同是出租人将租赁物交付承租人使用、收益，承租人支付租金的合同。
第七百零四条
租赁合同的内容一般包括租赁物的名称、数量、用途、租赁期限、租金及其支付期限和方式、租赁物维修等条款。
第七百零五条
租赁期限不得超过二十年。超过二十年的，超过部分无效。
租赁期限届满，当事人可以续订租赁合同；但是，约定的租赁期限自续订之日起不得超过二十年。
