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协商终止合同告知函通常包含标题、双方信息、引言、正文、结尾、落款等部分，需明确表达终止合同的意愿、说明相关依据和理由、提及后续安排。
一份完整的协商终止合同告知函需要具备以下要素和遵循一定的格式。
标题：一般直接写“协商终止合同告知函”，字体可适当加粗加大，以突出显示。
双方信息：在函件开头顶格写明对方的全称，如公司名称或个人姓名，在右下角注明自己的名称和联系方式。
引言：简要说明致函的目的，例如“就[合同名称及编号]合同的终止事宜，特向贵方发出本告知函”。
正文：这是核心部分。明确表达协商终止合同的意愿，如“现我方希望与贵方协商终止[合同名称及编号]合同”。接着，详细说明提出终止合同的依据和理由。依据可以是合同中的相关条款，理由可以是客观情况变化、业务调整等。比如“根据合同第[X]条规定，因市场环境发生重大变化，导致合同继续履行将给双方带来不利影响，故提出协商终止合同”。然后，提及合同终止的具体时间建议，如“建议合同自[具体日期]起正式终止”。同时，明确双方在合同终止前需要完成的事项，如货物交付、款项结算等，“请贵方在合同终止前完成[具体事项]，我方将按照合同约定进行[相应操作]”。
结尾：表达希望对方积极回应协商的态度，如“期待贵方在[具体期限]内给予回复，共同协商妥善处理合同终止相关事宜”。
落款：写明发函方的名称，并加盖公章（如为公司），注明发函日期。
以下是一个示例：
协商终止合同告知函
[对方公司名称/个人姓名]：
就[合同名称及编号]合同的终止事宜，特向贵方发出本告知函。
现我方希望与贵方协商终止[合同名称及编号]合同。依据合同第[X]条规定，因近期原材料价格大幅上涨，导致生产成本急剧增加，继续履行合同将给双方带来较大的经济损失，故提出协商终止合同。
建议合同自[具体日期]起正式终止。请贵方在合同终止前完成已生产货物的交付，我方将按照合同约定及时支付相应货款。
期待贵方在[具体期限]内给予回复，共同协商妥善处理合同终止相关事宜。
[发函方公司名称/个人姓名]
[发函日期]
法律依据：
《中华人民共和国民法典》 第五百六十二条
当事人协商一致，可以解除合同。
当事人可以约定一方解除合同的事由。解除合同的事由发生时，解除权人可以解除合同。
第五百六十六条
合同解除后，尚未履行的，终止履行；已经履行的，根据履行情况和合同性质，当事人可以请求恢复原状或者采取其他补救措施，并有权请求赔偿损失。
合同因违约解除的，解除权人可以请求违约方承担违约责任，但是当事人另有约定的除外。
