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开发商同意退定金后，需依次完成签订书面退款协议、提交相关材料、确认退款账户及方式、跟踪退款进度、留存退款凭证等手续，全程需以书面文件为核心依据，确保每一步操作有法律保障。
在开发商同意退定金的情况下，首要任务是签订书面退款协议。根据《民法典》第五百八十六条，定金合同自实际交付定金时成立，而退款约定同样需要书面形式固化，避免口头承诺因无证据导致后续纠纷。书面退款协议需明确约定退款金额（需与原定金收据金额一致，避免开发商以“手续费”“违约金”为由擅自扣除）、退款期限（精确到具体日期，如“XX年XX月XX日前支付至指定账户”）、退款方式（银行转账、现金等）及违约责任（如开发商逾期退款需按日支付逾期利息）。协议中还需注明“双方就定金退还事宜无其他争议”，彻底了结纠纷。
签订协议后，购房者需按开发商要求提交相关材料。通常包括：购房者本人身份证原件及复印件（复印件需注明“仅用于办理XX项目定金退款事宜”，防止信息滥用）、原定金收据原件（开发商可能收回，需提前复印留存）、认购书或意向书原件（若已签订）、书面退款协议原件。部分开发商可能要求提供银行卡复印件（需注明开户行、卡号、持卡人姓名），此时需确保银行卡为购房者本人名下账户，避免开发商以“已向第三方账户退款”为由推卸责任。
材料提交后，需与开发商确认退款账户及方式。若协议约定银行转账，需核对协议中记载的账户信息与购房者提供的银行卡信息是否一致（包括开户行支行名称、卡号、姓名），避免因信息错误导致退款失败。若为现金退款，需明确约定退款地点（如开发商办公场所）、时间及需携带的身份证明文件，建议要求开发商当场出具现金收款收据，注明“定金退款已结清”。
退款期限内，购房者需主动跟踪退款进度。若开发商未按协议约定时间退款，应第一时间以书面形式（如邮件、快递书面函件）催告，函件中需注明“根据XX年XX月XX日签订的《退款协议》第X条，贵司应于XX年XX月XX日前退还定金XX元，截至XX日尚未收到款项，请于XX日内履行义务”，并保留催告证据（快递签收记录、邮件发送记录）。根据《民法典》第五百七十七条，开发商逾期退款构成违约，购房者可依据协议主张违约责任（如逾期利息、赔偿损失）。
收到退款后，需留存完整退款凭证。若为银行转账，应打印银行流水（标注“定金退款”）并保存；若为现金退款，需要求开发商出具书面收据（加盖公章），注明“收到XX（购房者姓名）XX项目定金退款XX元，双方款项已结清”。同时，需向开发商索回原签订的《退款协议》原件或复印件（复印件需加盖开发商公章），确保整个退款流程有闭环证据链，避免后续开发商以“未收到材料”“协议无效”等理由二次纠纷。
法律依据：
《民法典》 第五百八十六条
当事人可以约定一方向对方给付定金作为债权的担保。定金合同自实际交付定金时成立。定金的数额由当事人约定；但是，不得超过主合同标的额的百分之二十，超过部分不产生定金的效力。实际交付的定金数额多于或者少于约定数额的，视为变更约定的定金数额。
第五百八十七条
债务人履行债务的，定金应当抵作价款或者收回。给付定金的一方不履行债务或者履行债务不符合约定，致使不能实现合同目的的，无权请求返还定金；收受定金的一方不履行债务或者履行债务不符合约定，致使不能实现合同目的的，应当双倍返还定金。
