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公司遇到离职员工不归还证件的情况，应采取合法合理的措施处理。可先协商沟通，明确告知员工归还证件的义务；若协商不成，可发书面通知，表明法律后果；必要时可通过法律途径解决。这样能维护公司权益，避免因证件未归还带来的潜在风险。
当公司面临离职员工不归还证件的情况时，可按以下步骤处理。
1、沟通协商
首先尝试与离职员工进行友好沟通。明确告知员工，根据法律规定和公司制度，证件属于公司财产，员工有义务在离职时归还。了解员工不归还证件的原因，若员工存在误解或困难，及时给予解释和帮助。例如，员工可能认为证件对自己有一定用途，可向其说明公司的需求和可能面临的风险。
2、发送书面通知
若沟通协商无果，公司可向员工发送书面通知。在通知中，详细说明证件的名称、数量，强调员工归还证件的法律责任和义务，以及不归还可能导致的法律后果。同时，设定合理的归还期限。
3、法律途径
若员工在书面通知规定的期限内仍不归还证件，公司可以考虑通过法律途径解决。可以向劳动监察部门投诉，或者向法院提起诉讼，要求员工归还证件并赔偿因证件未归还给公司造成的损失。
公司处理此类问题有明确的法律依据。
1、《劳动合同法》相关规定
根据《劳动合同法》第八十四条规定，用人单位违反本法规定，扣押劳动者居民身份证等证件的，由劳动行政部门责令限期退还劳动者本人，并依照有关法律规定给予处罚。同样，员工离职时也应归还公司的相关证件。如果员工不归还，公司有权通过合法途径要求其归还。
2、物权保护
证件属于公司的财产，公司对其享有物权。根据《民法典》的相关规定，无权占有不动产或者动产的，权利人可以请求返还原物。公司作为证件的所有权人，有权要求离职员工返还证件。
3、避免法律风险
员工不归还证件可能会给公司带来诸多法律风险，如证件被滥用导致公司承担法律责任等。通过法律途径要求员工归还证件，有助于公司避免这些潜在的法律风险。
为避免离职员工不归还证件的情况发生，公司可以采取以下预防措施。
1、完善制度
公司应建立健全的证件管理制度。明确规定证件的发放、使用、保管和归还流程，在员工入职时，向其详细说明制度内容，并要求员工签字确认。同时，在劳动合同中也应明确约定员工离职时归还证件的义务和违约责任。
2、离职手续办理
在员工办理离职手续时，设立专门的证件归还环节。由相关部门负责检查员工是否归还了所有证件，并在离职手续清单上签字确认。对于重要证件，可要求员工进行签收登记，以便后续查询和管理。
3、定期清理
公司应定期对证件的使用和保管情况进行清理。及时发现未归还证件的情况，并采取相应措施。同时，对证件的有效期进行监控，及时办理证件的更新和注销手续。
公司处理离职员工不归还证件问题，要遵循合法合理的原则，采取有效的措施。在日常管理中，也要做好预防工作，避免此类问题的发生。若公司在处理过程中遇到复杂的法律问题，或者对相关法律规定不明确，欢迎在本站免费问律师，我们将为您提供专业的法律解答。
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