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采购合同变更需先由双方协商达成一致意向，然后根据合同约定及实际情况，以书面形式记录变更内容，明确变更条款、生效时间等，最后由双方签字或盖章确认。若涉及审批、登记等特殊程序，还需按规定办理。
采购合同的变更办理是一个严谨的过程，以下为具体步骤和要点。
提出变更意向：当一方因市场环境变化、自身业务调整等原因需要变更采购合同时，应及时向对方提出变更意向。提出方需说明变更的原因、内容以及期望的变更时间等关键信息。例如，由于原材料价格大幅上涨，供应商可能提出提高产品单价的变更要求。
双方协商：接到变更意向后，双方应就变更事项进行充分协商。这一过程中，双方需权衡各自的利益和风险，寻求达成一致的解决方案。协商内容包括变更的具体条款、对合同履行的影响、是否涉及价格调整、交货时间变更等。比如，若变更涉及交货时间推迟，双方需协商延迟交货对后续生产或销售的影响，并确定是否需要相应的补偿措施。
拟定变更协议：在协商达成一致后，应以书面形式拟定变更协议。变更协议应明确原合同的基本信息、变更的具体内容、变更条款的生效时间等。变更协议的内容要清晰、准确，避免产生歧义。例如，变更产品规格时，要详细描述新的规格参数。
签字或盖章确认：变更协议拟定完成后，需由双方签字或盖章确认。这是变更协议生效的重要环节，确保双方对变更内容的认可和承担相应的法律责任。
特殊程序处理：如果采购合同的变更涉及审批、登记等特殊程序，双方需按照相关规定办理。比如，某些涉及公共资源或特定行业的采购合同变更，可能需要向相关管理部门备案。
通知相关方：合同变更后，若涉及其他相关方，如物流供应商、下游客户等，应及时通知他们，以便其做好相应的调整。
存档保存：将变更协议与原采购合同一起妥善存档保存，以备后续查阅和可能出现的纠纷处理。
法律依据：
《中华人民共和国民法典》 第五百四十三条
当事人协商一致，可以变更合同。
《中华人民共和国民法典》 第五百四十四条
当事人对合同变更的内容约定不明确的，推定为未变更。
《中华人民共和国民法典》 第五百七十七条
当事人一方不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任。
