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物业应留存业主欠费相关的书面催缴通知、缴费记录、物业服务履行记录、沟通记录等证据。
在业主不缴纳物业费的情况下，物业留存证据至关重要，以下是具体需要留存的证据类型及方式。
书面催缴通知：这是非常关键的证据。物业可通过书面函件的形式，明确告知业主欠费金额、欠费时间段以及缴费的最后期限等信息。函件应采用挂号信、EMS 等可查询投递状态的方式寄送，并保留好邮寄凭证，如快递单和查询记录，以证明已向业主进行了有效的催缴通知。同时，也可以在小区公告栏张贴催缴公告，拍照留存公告照片，记录张贴时间和地点。
缴费记录：物业要保存好业主以往的缴费凭证，如发票、收据等，这些记录能够清晰显示业主的缴费情况，包括缴费时间、金额等信息。通过对比应缴费时间段和实际缴费情况，可准确确定业主的欠费情况。
物业服务履行记录：物业需要证明自己已经按照合同约定提供了相应的服务。这包括日常的巡逻记录、设备设施的维护保养记录、保洁服务记录、绿化养护记录等。这些记录可以以工作日志、维修单、照片、视频等形式存在，能够充分证明物业一直在履行服务义务，业主没有合理理由拒绝缴费。
沟通记录：物业与业主之间的沟通情况也需要留存。如电话沟通，可通过电话录音的方式记录沟通内容；短信、微信等线上沟通，要保留聊天记录截图。这些沟通记录可以反映物业与业主就欠费问题进行过协商，以及业主对于缴费的态度和回应。
总之，物业在处理业主欠费问题时，要注重证据的收集和保存，以便在必要时通过合法途径维护自身权益。
法律依据：
《中华人民共和国民法典》 第九百四十四条
业主应当按照约定向物业服务人支付物业费。物业服务人已经按照约定和有关规定提供服务的，业主不得以未接受或者无需接受相关物业服务为由拒绝支付物业费。业主违反约定逾期不支付物业费的，物业服务人可以催告其在合理期限内支付；合理期限届满仍不支付的，物业服务人可以提起诉讼或者申请仲裁。物业服务人不得采取停止供电、供水、供热、供燃气等方式催交物业费。
